作る前に決めておくべきウェブサイトの運営方針

ウェブサイトを制作するにあたり、忘れがちなのが制作した後のメンテナンスや運用。これを忘れてはいけません。ウェブサイトを運営をどのように行うのかを予め決めてから制作をしていかないと、後々困ることになります。

例えば、ウェブサイトの管理者を決めていなかったので、制作した後は、何年も放置してしまい、いざ更新をしなくてはならない時になって、パスワードがわからず、更新方法もわからず・・・そして、ウェブサイトに書かれている内容を事実が違うので、クレームになってしまった・・・しかし、サイトを閉鎖する方法すらわからない、という相談を受けたこともあります。

また、ウェブサイトを維持していく中で必要な考え方として、「日々の更新」と「企画」という2つがあります。

日々の更新

「日々の更新」については、臨時休業のお知らせをアップしたり、会社情報に変更があったら対応したりといったことです。この「日々の更新」については、できるだけ簡単なルーティンワークとしてできるよう、社内の体制を整えたり、フォーマットを用意しておくなどして、効率化を図ること、年間カレンダーなどを用意して、予め決まっているものは事前に準備をしておくなどの工夫が必要です。「日々の更新」を円滑にするポイントは、社内の情報が集まるような流れを用意することです。どうやって送って欲しいか(メールの件名、ファイルのフォーマット)まで、伝える必要があります。それぞれの担当部署との連携が必要になってきます。

企画

「企画」については、日々の更新に加えて、ウェブサイトをよりよくしていくための改善や新しいコンテンツを増やすなどの企画を行うことです。解析ソフトを利用して、どんな改善が必要かを洗い出し、リニューアルをしたり、企業の方針や新しいサービスをアピールする企画を考えたりします。

この2つを同時に行なっていくわけですから、非常に労力がかかります。

そして、多くの企業のウェブ担当者は広報であったり、総務であったり、経営企画部であったり、さまざまな部署がになっています。ウェブの担当者が専任であることは稀です。そのために、外部のパートナーと協力しあって行なっていきます。

プロジェクトチームで柔軟な対応

外部のパートナーが増えれば増えるほど、担当者の労力は増えます。一から説明するというコストは非常に非効率です。例えば、新しいサービスができたとして、ロゴデザイン、簡単なパンフレット、ウェブサイトが必要となってきた時、それぞれの会社に依頼するのは非常に面倒なことです。当社では、一括で依頼が可能です。デザインの専門家、プログラムの専門家など、ニーズに応じて、プロジェクトチームを作り、柔軟な対応をしています。プロジェクトチームに新たなメンバーが加わったとしても、ディレクターと呼ばれる窓口兼進行係(現場監督のような立ち位置です)は変わらないため、一から説明することなく、スムーズにプロジェクトが進行可能です。


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